Jusqu’à 2 heures par jour ! Voilà le gain de temps administratif rendu possible par l’utilisation d’un logiciel de gestion. Seulement voilà, vous êtes à la tête d’un réseau de micro-crèches et l’une de vos préoccupations principales reste la rentabilité de vos structures. Comment vous assurez qu’un logiciel puisse soutenir concrètement vos ambitions ? Fonctionnalités, équipe projet, prix, références, agilité… voici les clés d’une digitalisation administrative réussie.
Critère n°1 : la spécialisation de l’outil
Premier critère à étudier et non des moindres, vos interlocuteurs. Qu’est-ce que cela signifie concrètement ? Il existe tout type de logiciel de gestion, du plus généraliste au plus spécialisé. Votre objectif est dans un premier temps d’éliminer ceux qui n’ont aucune connaissance de la petite enfance. Vous allez donc privilégier un logiciel spécialisé. Parmi cette fraction réduite des logiciels de gestions, vous choisirez de préférence une solution étudiée pour les micro-crèches.
Critère n°2 : la complétude et l’expérience de l’équipe
Une fois cette sélection faite, vous vous intéresserez plus spécifiquement à l’équipe derrière le logiciel : vos interlocuteurs ! S’agit-il simplement de développeurs ou avez-vous une équipe complète face à vous ? Manager, ancien acteur de la petite enfance, développeur… en s’adressant à une équipe complète vous vous assurez qu’ils comprennent vos problématiques.
Critère n°3 : la pertinence des fonctionnalités
Vous vous êtes tourné vers un logiciel dédié à la petite enfance. Cependant en tant que micro-crèche, le volume de données à traiter n’est pas nécessairement le même qu’une mairie ou un périscolaire. Vous devez privilégier un logiciel avec les fonctionnalités essentielles. Pas besoin d’opter pour une solution complète avec 30 fonctionnalités que vous n’utiliserez jamais. Concentrez-vous sur l’essentiel. Afin d’assurer le ROI du logiciel, vous devez vous assurer que sa taille correspond réellement à vos besoins et pas plus.
Critère n°4 : le prix
Le prix est un critère absolument clé dans le calcul du retour sur investissement. Vous rentabiliserez peut-être plus vite l’acquisition d’un logiciel peu cher. Mais correspond-il à votre besoin ? Vous apportera-t-il avec certitude les bénéfices que vous attendez ? Sont-ils uniquement d’ordre financier ou organisationnel ? La solution peut-elle monter en puissance et l’offre tarifaire être modulée ? Toutes ces questions vous permettront de définir votre propre rapport qualité/prix et faire le bon choix.
Critère n°5 : les références
Vieux comme le monde, mais néanmoins efficace, les références clients sont un bon indicateur du succès commercial que rencontre un logiciel. Soyez attentifs aux utilisateurs. Parmi eux, vous devez retrouver : des structures de la petite enfance, des micro-crèches, des réseaux de micro-crèches. En somme, vous devez vous reconnaître dans les structures qui utilisent déjà la solution.
Critère n°6: l’adaptabilité
Aujourd’hui, vous disposez d’une ou plusieurs micro-crèches. Demain, vous en ouvrirez peut-être une nouvelle. Votre réseau va continuer de s’étendre. Votre logiciel doit alors s’adapter à ces évolutions. Pensez donc à vérifier s’il saura répondre à l’évolution de de votre réseau actuel, mais aussi futur…
L’équipe de l’éditeur se doit d’être à l’écoute de vos problématiques et de proposer des mises à jour et montées de version. Le choix d’une solution de gestion est une affaire d’hommes, d’écoute et de compréhension.
