Vous songez sérieusement à faire l’acquisition d’un logiciel de gestion pour votre structure ? Ou peut être avez-vous récemment sauté le pas ? Vous devez alors porter une attention toute particulière à une étape clé de la digitalisation de votre organisation : la conduite du changement. En effet, impossible d’imposer une nouvelle manière de fonctionner sans accompagnement complet. La formation est un levier clé d’appropriation, que ce soit au moment de sa mise en place ou à posteriori lors de ses évolutions. Pourquoi ? Comment mettre en place une formation pertinente? À quoi s’attendre ? Décryptage.
Participez au paramétrage du logiciel
Bien souvent, l’achat d’un logiciel représente un investissement conséquent pour votre organisation. Vos attentes sont donc importantes. Or, si le logiciel vient à décevoir, ses qualités intrinsèques ne sont pas forcément à remettre en cause. Le déploiement d’un logiciel de gestion suppose au préalable une mise à plat des processus ainsi qu’une optimisation de ces derniers. C’est à ce moment-là que l’accompagnement d’un expert est clé.
Bien que les organisations de type périscolaire, extrascolaire, associations de musique, cantine, ou autres, aient des fonctionnements similaires, certaines particularités existent. Dans le cas d’une école de musique, on s’intéressera particulièrement à l’affectation des salles disponibles et la location d’instruments. Tandis que pour une cantine, les principales préoccupations se situent autour de la commande et de la préparation des repas. Certains établissements peuvent prétendre à des aides la CAF. Les rapports et statistiques à fournir seront donc différents. Il est donc nécessaire d’adapter le logiciel à votre vocabulaire, votre fonctionnement, vos particularités.
Ce sont les développeurs de votre prestataire qui ont ce rôle. Toutefois, cette première étape de paramétrage, comprise dans l’achat du logiciel, doit se faire en collaboration entre vous et le formateur. En effet, participer aux premières étapes de la mise en place permet aux équipes de s’approprier le logiciel et ainsi gagner rapidement en autonomie.
Privilégiez l’autonomie de vos équipes
Quel est l’intérêt pour vos équipes d’utiliser un logiciel qu’ils ne maîtrisent pas ? Cette situation comporte même des risques, le premier étant celui du rejet de la solution. Un collaborateur qui sentira son quotidien complexifié par l’automatisation aura tendance à rejeter le projet en bloc. Vous devez l’impliquer dès le début du projet. Pourquoi ne pas en faire un ambassadeur ? Complètement autonome sur le nouvel outil votre collaborateur pourra porter le projet en interne. Pour cela, la formation est indispensable.
Seconde limite, l’absence de retour sur investissement. Si vous ne prenez pas le temps de former vos équipes et de les rendre autonomes à l’utilisation du logiciel, ils ne l’utiliseront jamais dans toutes ses possibilités.
Ne négligez pas les mises à niveau
Les logiciels évoluent de manière très régulière. Des mises à jour sont faites constamment, dans un souci d’amélioration du service rendu. Ce qui signifie que la formation de vos équipes n’est pas seulement nécessaire à la mise en place du logiciel mais tout au long de sa vie. Vous pouvez donc vous former chaque année sur les nouveautés de votre logiciel, et ce, à l’aide d’outils adaptés.
Utilisez les bons outils de formation
De manière générale, de nombreux éditeurs mettent à disposition des guides et des manuels vous guidant à travers l’utilisation de la solution. En tant que responsable de structure, vous inciterez vos équipes à les consulter régulièrement, surtout les premiers mois qui suivent la formation initiale. Bien souvent, ces supports existent sous format PDF. Les fonctionnalités sont nombreuses et les types d’usages également. Les guides et manuels répertorient soigneusement chaque fonctionnalité et comment l’utiliser.
Vous n’êtes pas trop littéraire et les modes d’emploi vous ennuie profondément ? Optez pour les vidéos. Certains éditeurs mettent à votre disposition des vidéos “tutos” expliquant visuellement comment utiliser le logiciel. Elles sont généralement moins exhaustives que les guides complets, mais n’ont rien à leur envier sur le plan pédagogique !
Le formateur : votre meilleur allié
La formation est avant tout une affaire de relations humaines. Les guides, manuels et vidéos arrivent en soutien du travail du formateur évoqué précédemment. Vous privilégierez un formateur salarié de l’éditeur, pour sa parfaite connaissance de la solution et sa capacité à vous accompagner sur site et à distance, et dans la durée.
Au sein de Belami, éditeur spécialisé dans l’édition de logiciels de gestion dédiés à la petite enfance, Cyril Rousseau tient ce rôle. Notre objectif est de faire de votre conduite du changement une réussite. Quotidiennement nous développons des supports sur lesquels vous pourrez vous appuyer. Mais surtout nous nous assurons de vous accompagner lors de la mise en place du logiciel et bien après.
